How-to-Conduct-International-Negotiations

В предыдущей статье мы говорили об особенностях аутсорсинга в США и Великобритании, а сегодня обсудим приемы ведения международных переговоров, которые помогут вам быть уверенными в достижении необходимого результата.

Будучи вице-президентом по развитию бизнеса в Itransition, вот уже более 10 лет я принимаю непосредственное участие в различных встречах, в том числе с иностранными клиентами, обсуждая вопросы заключения контрактов на предоставление услуг и партнерские соглашения. Результатом стали более 250 сделок на сумму свыше 35 миллионов долларов с заказчиками из США, Великобритании, стран ЕС и СНГ, а также государств скандинавского и ближневосточного регионов.

Успешные международные переговоры помогли Itransition вырасти от 50 сотрудников до более чем 1300 ИТ-специалистов. Данная статья основана на нашем опыте ведения деловых переговоров с 10 клиентами. В 5 случаях из 10 с самого начало все складывалось успешно на 100%; в других 5 нам пришлось пересмотреть свою стратегию, чтобы проекты достались именно нам. Мы извлекли полезные уроки из этого опыта и с радостью поделимся ими.

Вот первые 5 советов для проведения успешных переговоров:

How To Conduct International Negotiations - Part 1 RUS

Часто в компаниях, работающих с зарубежными клиентами, забывают о том, что при ведении переговоров нельзя применять привычные для себя бизнес-клише, не адаптировав их в соответствии с особенностями деловой культуры страны заказчика. Несмотря на глобализацию, охватившую весь мир, в некоторых странах все еще распространены принципы ведения бизнеса, характерные только для них, что необходимо учитывать во время подготовки к переговорам. Ниже следует более детальное описание нашего опыта проведения успешных встреч:

Изучите все детали и добросовестно подготовьтесь

Мы выучили этот ценный урок, сражаясь за контракт с PayPal. Для достижения необходимого результата очень важно заранее узнать как можно больше обо всех участниках переговоров. Составьте план встречи, распланировав каждую минуту. Такой подход к делу чаще применяется на государственном уровне, в то время как представители частного бизнеса не уделяют этому вопросу достаточно внимания, теряя при этом выгодные деловые предложения. Когда встреча подойдет к концу, убедитесь, что все участники достигли взаимопонимания по обозначенным вопросам. Также очень полезно знать язык, на котором ведутся переговоры. Если в вашей команде нет сотрудника, владеющего языком на уровне носителя, наймите профессионального переводчика, и перед встречей расскажите ему, о чем будет идти речь, чтобы он был в курсе основных пунктов для обсуждения. Если в вашей компании есть региональный представитель, владеющий языком, подготовьте его к участию во встрече.

Найдите заинтересованное лицо и «наймите» его

Мы поняли важность этого пункта во время переговоров с компанией Shell Oil. Если вы хотите узнать практически всё о будущем клиенте, постарайтесь найти заинтересованное в сотрудничестве лицо внутри компании потенциального заказчика либо компании-партнера, и выясните, каковы их интересы, что их мотивирует и движет ими (повышение по службе, премии, повышение заработной платы и т.д.). Зная мотивацию, вы можете обеспечить удовлетворение потребностей заинтересованного лица в случае заключения сделки между компаниями. Обучите заинтересованное лицо. Поскольку такой человек обычно участвует во встречах, на которых обсуждается контракт, необходимо подготовить его на случай вашего отсутствия на переговорах, чтобы он смог защищать ваши интересы. Подготовка должна быть тщательной: какие технологии используются, почему именно они, какие статистические данные подтверждают необходимость выбора именно этого решения, как аргументируется цена вопроса и какую пользу принесет решение клиенту. Заинтересованное лицо должно уметь отвечать на все сложные вопросы во время вашего отсутствия, поэтому выделите время для личной встречи и подготовки. В данном вопросе не стоит опираться исключительно на маркетинговые материалы.

Уделите особое внимание вопросу личных встреч

Во многих компаниях принято экономить время и средства, пренебрегая личными встречами, и это нормальная практика, если речь идет о небольших сделках. Однако для крупных контрактов такой подход может оказаться губительным. Мы вложили немало средств в организацию личных встреч с представителями компании Phillips и в итоге подписали контракт. Несмотря на возможность общаться онлайн, в случаях, когда речь идет о больших денежных суммах, есть вопросы, которые сложно решить без личного присутствия. Ведение таких переговоров проходит гораздо успешнее, когда стороны могут встретиться лицом к лицу, познакомиться ближе и составить личное мнение о собеседнике. Чем крупнее контракт, который вы хотите заключить, тем больше средств вы должны быть готовы вложить в него, включая время, усилия, бюджет переговоров. Готовьтесь как минимум за 2 недели до финальной встречи, соберите необходимую информацию, подготовьте документы для въезда в страну, решите вопросы местопроживания и развлечений, и включите в свою команду всех необходимых для представления компании сотрудников. Подготовьте качественные маркетинговые материалы — визитные карточки, листовки, брошюры — на языке ведения переговоров.

Что касается довольно провокационного вопроса оплаты расходов на встречу, при большом количестве участников предполагается, что клиент сам покроет свои расходы. Если такой вариант не предлагается, вы можете обсудить компенсацию расходов в случае заключения сделки. Таким образом, вы покроете все расходы самостоятельно, однако в случае успешного подписания контракта, вы можете включить определенные предпродажные расходы в первый инвойс. Такой вариант является беспроигрышным для всех.

Пригласите клиента в свой офис

Далеко не все представляют себе, насколько важно знакомить клиента с работой своей компании, так сказать, не понаслышке. Если вы — представители разных стран, необходимо предоставить клиенту возможность изучить особенности местной культуры, обозначив при этом, какое позитивное влияния она может оказать на ход проекта. Такой визит легко разрушит все стереотипы об аутсорсинге, которые могут беспокоить потенциального заказчика.

Общение во внерабочее время помогает установить личный контакт и получить обратную связь в неформальной обстановке, что иногда приводит к обсуждению нюансов, о которых не говорилось во время официальных переговоров. Пригласив клиентов к себе, воспользуйтесь уникальной возможностью продемонстрировать, как функционирует ваш бизнес: вы можете познакомить заказчиков со всей командой, включая топ-менеджмент, организационной структурой компании, а также предоставить возможность пообщаться с рядовыми сотрудниками. Если вы рассчитываете на долгосрочное сотрудничество, такое знакомство с компанией обеспечит уверенность клиента в его выборе.

Подготовьте команду победителей

Поскольку в первую очередь необходимо принимать во внимание деловые интересы, личные предпочтения, а также доступность сотрудников, не могут служить критериями при выборе представителей компании на переговорах. Сотрудник, у которого есть возможность поехать на переговоры сейчас, может быть не самым лучшим кандидатом для этого. Хорошо, что мы понимали это при подготовке к переговорам с Toyota — и теперь советуем вам выбирать тех участников, которые смогут обеспечить наилучший результат в переговорном процессе. Если в повестку дня включены важные деловые, технические и юридические вопросы, вам понадобится включить в команду экспертов по каждому из этих пунктов, готовых профессионально аргументировать свои доводы. Заранее убедитесь в том, что бизнес-роли участников переговоров с обеих сторон совпадают.

Кроме того, не стоит полагаться на случай и ожидать, что все исполнят свои роли идеально во время переговоров. Составьте список пунктов, которые необходимо обсудить, и вопросов, которые необходимо задать, подготовьте ответы на вопросы, которые скорее всего зададут вам, определите время, выделенное для обсуждения каждого пункта, а также назначьте спикера для каждой части вашей презентации. Не забудьте провести генеральную репетицию для того, чтобы все участники были уверены в своих силах.

В следующей статье я продолжу делиться полезными советами для ведения международных переговоров из собственного опыта. Следите за обновлениями и оставляйте комментарии со своими подсказками, как стать отличным переговорщиком!